Tapahtumien järjestäminen vaatii huolellista turvallisuussuunnittelua ja selkeitä vastuiden määrittelyjä. Suomessa lainsäädäntö määrittelee tarkasti, ketkä ovat vastuussa yleisötilaisuuksien turvallisuudesta. Tapahtuman järjestäjällä on aina päävastuu osallistujien turvallisuuden varmistamisesta, vaikka käytännön toteutukseen osallistuisivatkin viranomaiset ja turvallisuusalan ammattilaiset. Tässä artikkelissa käsittelemme tapahtumaturvallisuuden vastuita, lakisääteisiä vaatimuksia ja ammattimaisen turvallisuussuunnittelun hyötyjä.
Kuka vastaa yleisötilaisuuden turvaamisesta?
Tapahtuman järjestäjällä on aina ensisijainen vastuu tilaisuuden turvallisuudesta. Kokoontumislain mukaisesti järjestäjän tulee vastata kaikista turvallisuusjärjestelyistä ja varmistaa, että tapahtuma toteutetaan turvallisesti. Tapahtumajärjestäjä on vastuuhenkilö, joka ei voi siirtää lakisääteistä vastuutaan muille osapuolille, vaikka käytännön turvatoimet toteutettaisiinkin ulkoistettuina palveluina.
Viranomaisilla on kuitenkin merkittävä rooli tapahtumaturvallisuuden valvonnassa. Poliisi, pelastuslaitos ja muut viranomaiset asettavat ehtoja ja vaatimuksia, joita tapahtumajärjestäjän tulee noudattaa. Paikallinen poliisilaitos myöntää luvat yleisötilaisuuksille ja voi tarvittaessa asettaa lisäehtoja turvallisuuden varmistamiseksi.
Turvallisuusalan ammattilaiset, kuten me 4T Turvassa, toimivat järjestäjän kumppanina ja asiantuntijana, mutta emme ota juridista vastuuta tapahtumajärjestäjältä. Tarjoamme erikoisosaamisen ja käytännön turvallisuustoimenpiteiden toteuttamisen, jotta järjestäjä voi täyttää lakisääteiset velvollisuutensa.
Mitä lakeja ja määräyksiä yleisötilaisuuden turvaamisessa tulee noudattaa?
Tapahtumaturvallisuutta säätelevät useat keskeiset lait, joista tärkeimpänä kokoontumislaki (530/1999). Se määrittelee yleisötilaisuuden perusvaatimukset ja järjestäjän vastuut. Kokoontumislaki edellyttää, että tilaisuuden järjestäjä tekee ilmoituksen poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, pois lukien pienimuotoiset tapahtumat, jotka eivät vaadi erityisiä liikennejärjestelyjä tai turvatoimia.
Järjestyslaki (612/2003) säätelee yleistä järjestystä ja turvallisuutta, mikä koskee myös tapahtumia. Pelastuslaki (379/2011) puolestaan edellyttää pelastussuunnitelman laatimista, kun tapahtumaan osallistuu samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä tai siellä käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita erityisiä riskejä sisältäviä elementtejä.
Laki yksityisistä turvallisuuspalveluista (1085/2015) määrittelee järjestyksenvalvojien kelpoisuusvaatimukset, oikeudet ja velvollisuudet. Tapahtumajärjestäjän on varmistettava, että kaikilla järjestyksenvalvojilla on asianmukaiset luvat ja koulutus.
Viranomaisten lupaprosessi on keskeinen osa tapahtumaturvallisuuden varmistamista. Poliisin lisäksi pelastusviranomainen, ympäristöterveydenhuolto ja terveydensuojeluviranomainen voivat asettaa omia vaatimuksiaan tapahtuman luonteesta riippuen.
Milloin yleisötilaisuuteen tarvitaan järjestyksenvalvojia?
Järjestyksenvalvojien tarve määräytyy useamman tekijän perusteella, ja osallistujamäärä on näistä keskeisimpiä. Yleensä yli 100 henkilön tilaisuuksiin suositellaan vähintään kahta järjestyksenvalvojaa, mutta lopullinen määrä riippuu riskiarvioinnista ja tapahtuman luonteesta.
Tapahtuman luonne vaikuttaa merkittävästi järjestyksenvalvojien tarpeeseen. Korkean riskin tapahtumat, kuten musiikkifestivaalit, urheilutapahtumat ja alkoholitarjoilua sisältävät tilaisuudet, vaativat enemmän turvallisuushenkilöstöä kuin matalan riskin perhejuhlat tai seminaarit.
Tapahtuma-alueen erityispiirteet, kuten useat sisäänkäynnit, laaja alue tai haastava maasto, lisäävät järjestyksenvalvojien tarvetta. Myös tapahtuman kesto vaikuttaa – pitkäkestoinen tapahtuma edellyttää usein valvojien työvuorojen järjestämistä.
Poliisi voi lupaehdoissa määrätä tarkan järjestyksenvalvojien vähimmäismäärän. Usein käytetty laskukaava on 1 järjestyksenvalvoja 100 osallistujaa kohden, mutta tähän vaikuttavat kaikki edellä mainitut tekijät.
Miten yleisötilaisuuden turvallisuussuunnitelma laaditaan?
Turvallisuussuunnitelman laatiminen alkaa kattavalla riskiarvioinnilla. Tunnista kaikki mahdolliset riskit ja niiden todennäköisyydet sekä suunnittele toimenpiteet riskien ehkäisemiseksi ja niihin reagoimiseksi. Riskiarviossa huomioidaan tapahtuman luonne, osallistujamäärä, sijainti ja erityispiirteet.
Turvallisuussuunnitelmaan tulee sisällyttää selkeät toimintaohjeet erilaisiin hätätilanteisiin. Miten toimitaan tulipalon, sairauskohtauksen, väkivaltatilanteen tai evakuointitarpeen ilmetessä? Kirjaa vastuuhenkilöt ja heidän yhteystietonsa sekä viestintäketjut eri tilanteissa.
Määritä turvallisuushenkilöstön määrä, sijoittelu ja tehtävät. Suunnitelmassa tulee huomioida myös ensiapuvalmius, alkusammutuskaluston sijainti, poistumisreitit ja kulkuväylät sekä liikennejärjestelyt.
Pelastussuunnitelma on turvallisuussuunnitelman pakollinen osa suuremmissa tapahtumissa. Se tulee toimittaa paikalliselle pelastusviranomaiselle vähintään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Poliisi voi myös pyytää suunnitelmaa nähtäväksi lupakäsittelyn yhteydessä.
Miksi kannattaa käyttää ammattilaisia yleisötilaisuuden turvaamisessa?
Ammattimainen turvallisuuspalvelu tuo tapahtumaan lakisääteisten vaatimusten vankkaa tuntemusta ja kokemusta erilaisista tilanteista. Koulutetut järjestyksenvalvojat osaavat ennakoida ja ehkäistä ongelmatilanteita jo ennen niiden kärjistymistä.
Koulutettu turvallisuushenkilöstö omaa valmiudet toimia kriisitilanteissa rauhallisesti ja määrätietoisesti. Heillä on myös ensiaputaidot ja kyky kommunikoida sekä osallistujien että viranomaisten kanssa tehokkaasti.
Turvallisuusalan ammattilaiset, kuten me 4T Turvassa, autamme tapahtumajärjestäjää myös turvallisuussuunnitelman laatimisessa ja tarvittavien lupien hankinnassa. Tämä säästää järjestäjän aikaa ja varmistaa, että kaikki lakisääteiset velvoitteet tulevat täytetyiksi.
Ammattimaisesti toteutettu turvallisuus luo osallistujille turvallisuuden tunnetta ja vähentää järjestäjän stressiä. Kun turvallisuusasiat ovat osaavissa käsissä, järjestäjä voi keskittyä tapahtuman muiden osa-alueiden hoitamiseen.
Tapahtumaturvallisuuden olennaiset toimenpiteet
Tapahtumaturvallisuuden onnistumisen kannalta on tärkeää aloittaa suunnittelu riittävän ajoissa. Varaa aikaa lupaprosesseille ja suunnitelmien laatimiselle vähintään 2-3 kuukautta ennen tapahtumaa. Ennakointi on turvallisuustyön kulmakivi.
Käytännön vinkkeinä järjestäjille suosittelemme selkeää viestintää osallistujille turvallisuusasioista sekä ennen tapahtumaa että sen aikana. Varmista, että turvallisuushenkilöstö on riittävästi perehdytetty tapahtuman erityispiirteisiin ja alueen olosuhteisiin.
Tulevaisuudessa tapahtumaturvallisuudessa korostuvat yhä enemmän teknologiset ratkaisut, kyberturvallisuus ja epidemioihin varautuminen. Me 4T Turvassa seuraamme aktiivisesti alan kehitystä ja päivitämme osaamistamme vastaamaan uusia haasteita.
Tapahtumaturvallisuuden suunnittelun voi aloittaa ottamalla yhteyttä meihin 4T Turvaan. Tarjoamme kattavat turvallisuuspalvelut Etelä-Karjalan alueella ja autamme tapahtumasi turvallisuusasioiden kokonaisvaltaisessa hoitamisessa. Kokenut henkilöstömme ja ympärivuorokautinen palvelumme varmistavat tilaisuutesi sujuvuuden ja osallistujien turvallisuuden.