Onnistuneen yleisötapahtuman järjestäminen vaatii lukuisten yksityiskohtien huomioimista, mutta mikään ei ole tärkeämpää kuin osallistujien ja henkilökunnan turvallisuus. Yleisötilaisuuden turvallisuus on kokonaisvaltainen prosessi, joka alkaa huolellisesta suunnittelusta ja ulottuu tapahtuman viimeisen vieraan poistumiseen asti. Yli 20 vuoden kokemuksella turvallisuuspalveluiden tarjoajana tiedämme, että ennakoimalla riskit ja luomalla kattavan turvallisuussuunnitelman järjestäjä voi varmistaa tapahtuman sujuvuuden myös mahdollisissa poikkeustilanteissa.
Mitä yleisötilaisuuden turvallisuus tarkoittaa? Peruskäsitteet ja lainsäädäntö
Yleisötilaisuudella tarkoitetaan kokoontumislaissa määriteltyä yleisölle avointa huvitilaisuutta, kilpailua, näytöstä tai muuta näihin rinnastettavaa tilaisuutta. Näiden tilaisuuksien turvallisuudesta vastaa aina ensisijaisesti tapahtuman järjestäjä, jolla on lakisääteinen velvollisuus huolehtia osallistujien, esiintyjien ja henkilökunnan turvallisuudesta.
Suomessa yleisötilaisuuksien turvallisuutta sääntelevät erityisesti kokoontumislaki (530/1999), pelastuslaki (379/2011) sekä kuluttajaturvallisuuslaki (920/2011). Näiden lakien noudattaminen ei ole vain muodollisuus – se on järjestäjän juridinen vastuu. Järjestäjän on ilmoitettava yleisötilaisuudesta poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, jos kyseessä on suuri osallistujamäärä, erityiset turvallisuusjärjestelyt tai tilaisuuden luonne sitä edellyttää.
Tapahtuman koko vaikuttaa suoraan viranomaisvaatimuksiin. Alle 200 hengen sisätilatapahtumissa riittää usein tiivistetty turvallisuussuunnitelma, mutta yli 200 hengen tilaisuuksissa tarvitaan jo kattava pelastussuunnitelma. Suurissa yli 5000 hengen tapahtumissa vaaditaan lisäksi turvallisuuspäällikkö ja tarkemmat suunnitelmat esimerkiksi ensiavun ja järjestyksenvalvonnan osalta.
Turvallisuussuunnitelman laatiminen vaihe vaiheelta
Kattava turvallisuussuunnitelma on jokaisen onnistuneen yleisötilaisuuden perusta. Sen laatiminen aloitetaan tapahtuman perustietojen kokoamisella: mikä tapahtuma, missä ja milloin se järjestetään, kuinka monta osallistujaa odotetaan, ja ketkä toimivat vastuuhenkilöinä. Tämän jälkeen kartoitetaan tapahtuman erityispiirteet, kuten onko kyseessä ulko- vai sisätapahtuma, onko alkoholintarjoilua tai erityisiä ohjelmanumeroita.
Turvallisuussuunnitelman keskeiset elementit ovat:
- Riskikartoitus ja riskienhallintasuunnitelma
- Pelastussuunnitelma poistumisteineen ja kokoontumispaikkoineen
- Ensiapuvalmiuden järjestäminen
- Viestintäsuunnitelma normaalioloissa ja poikkeustilanteissa
- Turvallisuushenkilöstön määrä, sijoittelu ja ohjeistus
- Liikennejärjestelyt ja pysäköinti
Erityisen tärkeää on määritellä selkeät vastuualueet ja nimetä turvallisuusvastaava, joka koordinoi turvallisuustoimintaa. Tapahtumaturvallisuus vaatii myös dokumentointia: kirjallisen turvallisuussuunnitelman lisäksi tarvitaan selkeät toimintaohjeet henkilöstölle, pohjapiirustukset ja aluekartat turvallisuusjärjestelyineen sekä viestintäkanavien määrittely.
Riskien tunnistaminen ja hallinta yleisötapahtumissa
Tehokas riskienhallinta alkaa systemaattisesta riskien tunnistamisesta. Yleisötapahtumissa tyypilliset riskit voidaan jakaa useisiin kategorioihin: henkilöturvallisuusriskit (mm. loukkaantumiset, sairaskohtaukset), paloturvallisuusriskit, sääolosuhteisiin liittyvät riskit, turvallisuushäiriöt (mm. järjestyshäiriöt) sekä tekniset riskit. Tunnistamisvaiheen jälkeen jokainen riski arvioidaan käyttäen riskinarvioinnin perustyökalua, riskimatriisia.
| Riskin vakavuus / Todennäköisyys | Epätodennäköinen | Mahdollinen | Todennäköinen |
|---|---|---|---|
| Vähäinen | 1 – Merkityksetön riski | 2 – Vähäinen riski | 3 – Kohtalainen riski |
| Haitallinen | 2 – Vähäinen riski | 3 – Kohtalainen riski | 4 – Merkittävä riski |
| Vakava | 3 – Kohtalainen riski | 4 – Merkittävä riski | 5 – Sietämätön riski |
Riskimatriisin avulla priorisoidaan toimenpiteet: sietämättömät ja merkittävät riskit vaativat välittömiä toimia, kun taas vähäisempiä riskejä voidaan hallita kevyemmillä toimenpiteillä. Riskien tunnistamisen ja arvioinnin jälkeen laaditaan konkreettiset toimenpiteet niiden hallitsemiseksi. Toimenpiteet voivat olla riskin eliminointia (esim. vaarallisen ohjelmanumeron poistaminen), riskin pienentämistä (esim. liukastumisvaaran vähentäminen liukuesteillä) tai varautumissuunnittelua (esim. ensiapuhenkilöstön kouluttaminen).
Turvallisuuskartoitus kannattaa tehdä paikan päällä tapahtuma-alueella. Siinä tunnistetaan mm. poistumisreitit, paloturvallisuusriskit, pelastustiet ja liikkumisen turvallisuus. Kartoituksen perusteella laaditaan toimenpidesuunnitelma, jonka toteutumista seurataan järjestelmällisesti.
Miten toimit poikkeustilanteissa? Kriisinhallinta ja viestintä
Vaikka tapahtuman suunnittelussa pyritään ennaltaehkäisemään onnettomuudet ja vaaratilanteet, on kriisitilanteisiin varauduttava huolellisesti. Kriisinhallinta perustuu etukäteen laadittuihin toimintamalleihin, joiden on oltava selkeitä ja kaikkien toimijoiden tiedossa. Yleisten hätätilanneprotokollien (112-soitto, ensiavun hälyttäminen) lisäksi tarvitaan tapahtumakohtaiset ohjeet, jotka huomioivat tapahtuman erityispiirteet.
Kriisiviestinnän onnistuminen edellyttää selkeää viestintäketjua. Määrittele etukäteen, kuka tiedottaa mitä, milloin ja kenelle. Tapahtuman sisäisen viestinnän on toimittava saumattomasti: turvallisuushenkilöstön välillä tulee olla toimiva kommunikaatioyhteys esimerkiksi radiopuhelimien avulla. Yleisölle suunnatun viestinnän täytyy olla selkeää ja rauhoittavaa – paniikkia ei saa aiheuttaa, mutta ohjeiden on oltava yksiselitteisiä.
Evakuointisuunnitelman laatiminen on kriittinen osa poikkeustilanteiden hallintaa. Määrittele poistumisreitit, kokoontumispaikat ja evakuoinnista vastaavat henkilöt. Simuloi erilaisia skenaarioita: miten toimitaan tulipalon sattuessa, sähkökatkoksessa tai aggressiivisen henkilön aiheuttamassa uhkatilanteessa? Kriisitilanteen jälkihoidossa tärkeää on dokumentoida tapahtumat, analysoida toiminta ja tarjota tarvittaessa kriisiapua asianosaisille.
Yleisötilaisuuden turvallisuuden käytännön toteutus ja valvonta
Huolellisesti laadittu turvallisuussuunnitelma tulee jalkauttaa käytäntöön. Tämä edellyttää kaikkien tapahtuman työntekijöiden ja vapaaehtoisten perehdyttämistä turvallisuuskäytäntöihin. Perehdytyksen tulee sisältää vähintään yleiset turvallisuusohjeet, poistumisreitit, ensiapupisteiden sijainnit, sammutuskaluston käyttö sekä toimintaohjeet hätätilanteissa.
Ennen tapahtuman alkua suoritetaan perusteellinen turvallisuuskierros, jossa käydään läpi kaikki keskeiset turvallisuusjärjestelyt: poistumistiet, opasteet, sammutuskalusto, ensiapuvälineet, valaistus ja sähköturvallisuus. Tapahtuman aikana turvallisuutta valvotaan jatkuvasti. Suuremmissa tapahtumissa voidaan perustaa turvallisuuden johtokeskus, josta käsin koordinoidaan turvallisuustoimintaa. Säännölliset tilanneraportit henkilöstöltä ja turvallisuuskierrokset auttavat havaitsemaan mahdolliset ongelmat ajoissa.
Käytännön turvallisuustyön tueksi kannattaa laatia tarkistuslistoja eri toimijoille. Järjestyksenvalvojilla on omat tarkistuslistansa, ensiapuhenkilöstöllä omansa ja tapahtuman tuottajalla omansa. Tapahtuman jälkeen on tärkeää käydä läpi turvallisuusjärjestelyjen toimivuus ja dokumentoida kehityskohteet tulevia tapahtumia varten. Meillä 4T Turvalla on monipuolista kokemusta erikokoisten yleisötapahtumien turvallisuusjärjestelyistä ja voimme tarjota paitsi ammattitaitoista turvallisuushenkilöstöä, myös asiantuntija-apua tapahtumaturvallisuuden suunnitteluun.
Ammattitaitoisesti toteutettu tapahtumaturvallisuus ei ole vain lakisääteinen velvollisuus vaan myös järjestäjän käyntikortti. Turvallinen tapahtuma jättää positiivisen muistijäljen ja kannustaa osallistumaan uudelleen. Millaista turvallisuuskulttuuria sinun tapahtumasi edustaa?
Hei! Suunnitteletko yleisötilaisuutta ja mietit turvallisuusvaatimuksia? Autamme mielellämme järjestyksenvalvonnan järjestämisessä lakien mukaisesti.